La pregunta se formula siempre igual —«¿esto me lo puedo deducir?»— y casi siempre tiene la misma respuesta: depende de si puedes demostrar que es del negocio.
Los tres requisitos, y ninguno sobra
Para que Hacienda admita un gasto tienen que cumplirse las tres condiciones a la vez:
- Afectación a la actividad. El gasto tiene que estar vinculado a lo que haces para ganar dinero. Es el requisito que se discute en el 90 % de los casos.
- Justificación. Factura completa a tu nombre y con tu NIF. Un ticket no vale: no identifica al destinatario.
- Registro. Anotado en tus libros de gastos e inversiones, en el periodo que corresponde.
Falla uno y el gasto no es deducible, por muy real que sea.
Lo que no suele dar problemas
- Cuotas de la Seguridad Social del propio autónomo.
- Cuota de colegio profesional, seguro de responsabilidad civil, mutualidad.
- Gestoría, asesoría, servicios profesionales.
- Software, licencias, dominios, alojamiento, herramientas.
- Material y consumibles de la actividad.
- Formación relacionada con lo que haces.
- Publicidad y marketing.
- Compras a proveedores.
Lo que se discute
El vehículo. La Administración exige afectación exclusiva para deducirlo en IRPF, con excepciones tasadas —transporte de viajeros, agentes comerciales, autoescuelas, vehículos industriales—. En IVA la cosa cambia: se presume un 50 % de afectación, y de ahí que mucha gente confunda ambos regímenes y aplique el 50 % también en el IRPF. No es lo mismo.
Trabajar desde casa. Dos reglas distintas:
| Tipo de gasto | Cómo se deduce |
|---|---|
| IBI, comunidad, seguro, amortización | En proporción a los metros afectos declarados |
| Luz, agua, gas, internet | El 30 % de la parte proporcional de esos metros |
Dietas propias. Se admiten gastos de manutención del propio autónomo con límites diarios tasados, siempre que el pago sea electrónico —nada de efectivo—, se produzca en un establecimiento de restauración y esté relacionado con la actividad. Los límites los fija la norma de dietas; consúltalos antes de dar por buena una cifra.
La ropa. Solo si es indumentaria específica de la actividad: uniforme, equipo de protección, ropa con el logotipo. Un traje para ir a reuniones no es deducible, por más que sin él no fueras.
Comidas con clientes. Son gastos de atención a clientes, deducibles con un límite porcentual sobre la cifra de negocio, y con la carga de la prueba de tu lado.
El cambio que trajo la cotización por ingresos reales
Antes de 2023, inflar gastos era un problema exclusivamente fiscal. Ahora tiene un segundo efecto: tus rendimientos netos deciden tu tramo de cotización, y unos gastos hinchados los bajan artificialmente.
La Seguridad Social regulariza al año siguiente comparando con los datos que le pasa Hacienda. Si cotizaste por un tramo que no te correspondía, te reclama la diferencia. Y al revés: olvidarte de gastos legítimos te sube la cuota además del impuesto.
Ahí está la razón práctica para llevar las cuentas bien y no a ojo: el mismo número decide dos cosas.
Cómo comprobar el efecto
La forma directa de verlo es meter tus ingresos y tus gastos reales y mirar qué tramo te sale, y después probar con una estimación de gastos distinta. Verás el salto de tramo y el cambio de cuota mensual, que es exactamente lo que está en juego cuando decides si algo entra o no entra en tus libros.
Fuentes. Ley 35/2006 del IRPF, art. 30 (estimación directa) · Agencia Tributaria — rendimientos de actividades económicas
Esta guía es información general, no asesoramiento fiscal ni legal.